Aufbewahrung privater Unterlagen: Abhängig von steuerlicher Relevanz

09.03.2007 | Für Privatbelege, die beispielsweise im Zusammenhang mit Mieteinnahmen, Werbungskosten oder Sonderausgaben anfallen, besteht keine generelle Aufbewahrungspflicht. Die Belege werden lediglich für die entsprechende Veranlagung benötigt. Nach Rückgabe durch das Finanzamt müssen diese Belege regelmäßig nicht mehr bereit gehalten werden. Dies gilt auch, wenn Steuerbescheide unter dem Vorbehalt der Nachprüfung ergehen. Eine Ausnahme besteht hier nur, wenn der Steuerpflichtige darauf hingewiesen wird, dass es im Hinblick auf ein späteres Verfahren in seinem Interesse ist, die Belege aufzubewahren.

Eine weitere Besonderheit besteht für Empfänger von Werklieferungen und sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück. Das betrifft Umsätze, die sich z.B. auf die Bebauung, Verwertung, Unterhaltung, Veräußerung oder den Erwerb selbst beziehen. Auch hier sind Privatpersonen generell verpflichtet, Rechnungen, Zahlungsbelege (Kontoauszüge, Quittungen) oder andere beweiskräf-tige Unterlagen (Bauverträge, Abnahmeprotokolle) zwei Jahre lang in lesbarer Form aufzubewahren. Der Fristlauf beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Verpflichtung zur Aufbewahrung besteht in diesen Fällen auch dann, wenn der leistende Unternehmer darauf nicht hingewiesen hat.

Betroffen sind dabei neben herkömmlichen Bauleistungen auch Reparatur-, Instandhaltungs-, Wartungs- und Malerarbeiten, die Vermietung von Containern, Entsorgung und Gerüstbau, die Reinigung von Räumen und Flächen und Beurkundungen durch Notare sowie die Vermittlung von Maklern und Leistungen von Architekten und Gärtnern. Ausgenommen sind allerdings der Kauf im Baumarkt, Rechts- und Steuerberatung in Grundstücksangelegenheiten sowie werbliche Maßnahmen.